Po więcej informacji o tym, jak wygląda faktura proforma kliknij tu.
Każdy kto prowadzi swoją działalność gospodarczą, ale również i gros osób realizujących zakupy online, spotkał się choć raz z fakturą pro forma. Nie wszyscy jednakże wiedzą, czym naprawdę jest ten dokument i co go odróżnia od normalnej faktury.
Co to jest faktura proforma?
W języku łacińskim pro forma oznacza „prowizorycznie”, toteż często można spotkać się z objaśnieniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I owszem, taka faktura nie jest dokumentem księgowym, w związku z tym nie ujmuje się jej w księdze przychodów i rozchodów lub w ewidencji księgowej. Wypada jednak zatrzymać ją w celu dopełnienia dokumentacji transakcji.
Faktura proforma powinna uchodzić wobec tego za dowód handlowy, będący formą zapowiedzi jakiejś oferty. Nie jest dowodem zrealizowania usługi ani kupna artykułów, czyli zgodnie z przepisami ustawy o VAT nie powoduje następstw w zakresie podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest ostateczna? Nie, bo tyczy się usługi lub sprzedaży, która jeszcze nie była wykonana, wobec tego warunki transakcji w niej sformułowane mogą w dalszym ciągu podlegać negocjacjom.
Faktura proforma musi być wyraźnie oznaczyć
Faktura proforma przypomina z wyglądu i posiada te same dane co faktura VAT, m.in.:
- dane stron,
- miejsce oraz datę,
- nazwę towarów lub usług, stanowiących przedmiot transakcji (razem z wykazaniem ich ilości, jednostek miary itp.),
- wartość netto oraz brutto (zarówno konkretnych produktów i usług, jak i wartość całości zamówienia) zapisana również słownie,
- stawka oraz naliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
- informacja o wysokości ewentualnych zniżek,
- wskazanie prognozowanego terminu doręczenia towaru czy też realizacji usługi,
- wskazanie terminu wniesienia opłaty.
Aby nie było żadnych problemów z rozróżnieniem tego dokumentu od stosownej faktury VAT, generującej następstwa podatkowe, taką fakturę wystawca zobowiązany jest oznaczyć wyraźnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”. Powinno się również mieć na uwadze, że ten typ faktury nie zwalnia z konieczności przekazania kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co ważne, faktury proforma nie wolno wystawić w momencie, gdy kontrahent przeleje już przedpłatę czy też uiści w całości opłatę za przedmiot transakcji.